上一篇介紹怎麼使用Outlook建立新帳號,

這篇來教各位怎麼整理Outlook的資料檔。

 

甚麼是資料檔?早期在XP系統下Outlook Express的資料檔副檔名是".dbx",

用戶建立的資料夾名稱都會成為一個"XXX.dbx"(例如:收件匣.dbx,寄件匣.dbx)

而現在的Outlook附檔名是".pst",所有建立的資料夾都會統一放在"XXX.pst"底下。

outlook9.jpg

如上圖,這是一個"Outlook"的資料檔,

假設用戶在收件匣內建1000個資料夾也是都存在這裡面。

 

 

以前單一個".dbx檔案"容量不得大於2GB,否則會收發信會有問題,

而現在Outlook2003&2007預設".pst檔案"容量大小限制為20GB

如果接近或是大於,資料檔會無法開啟,裡面的郵件可能會受損無法讀取甚至救出。

Outlook2010&2013預設".pst檔案"因為格式改為Unicode,

所以容量大小限制為50GB。

 

不管原本預設容量多大,平常本來就應該養成良好的整理習慣。

".pst檔案"有兩種整理的方式,一種是使用"封存"(本篇暫不介紹),

另一種則是本篇要教的小技巧:建立多個".pst檔案"來分類。

 

開啟Outlook軟體,選取最左上角"檔案",接著照步驟選擇"帳戶設定"。

outlook1.jpg

 

 

 

在電子郵件旁邊有個"資料檔"的標籤,

點下面的"新增",會跳出另一個建立郵件的小視窗,

用戶可以在左邊選擇要將".pst檔案"放在哪個位置,

底下的檔案名稱根據自己要建立的分類命名。

outlook2.jpg

 

 

 

按下確定後會有一個資料檔出現在底下的欄位內。

outlook3.jpg

 

 

 

重複上面幾個步驟就可以自己建立自己想要分類的項目,

可以照年份分,廠商,類型等等分類,照自己的需求整理。

outlook4.jpg

 

 

 

想要去找Outlook軟體內建立的資料檔,

可以點"開啟檔案位置",就會看到剛剛所建立的資料檔。

outlook8.jpg

 

 

 

建立完想要分類的資料檔後,可以發現在Outlook左邊會有信件分類,

這個就看起來就比較像Outlook Express的樣式,個別的資料夾代表個別的資料檔。

outlook5.jpg

 

 

 

這是一般使用者在Outlook預設的資料檔下建立資料夾的樣子,

 

Outlook資料檔

   -收件匣

   -草稿

   -寄件備份

   -人力銀行

      -104

      -1111

 

一個資料檔下有很多的資料夾,雖然這樣看起來比較簡潔方便,

可是萬一資料檔損毀裡面的信件有可能會救不出來。

outlook6.jpg

 

 

 

若依照本篇整理的方式設定,會變成這樣:

 

-Outlook資料檔

   -收件匣

   -草稿

   -寄件備份

-人力銀行

   -104

   -1111

 

可以用不同的資料檔代表不同的分類,這樣看起來也是別有一番美感吧。

outlook7.jpg

 

 

 

這種方式不只可以用來整理信件且不用怕郵箱爆掉,

也可以隨時得去備份想要的資料檔分類。

各位用戶有興趣可以嘗試這種整理方式哦!!

 

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