現在人與人之間的通訊軟體逐漸被LINE跟FB取代,

應該已經很少人使用電子信箱聯絡了,

但還是會因為公司的業務需求或是要收一些水電帳單而使用到電子郵件。

 

其實收信最簡單的方式就是透過網頁直接登入該郵件伺服器的網站,不用任何設定。

但如果不透過網頁自己管理郵件的話就需要用Outlook或是其他郵件管理軟體。

以前XP系統有內建的Outlook Express,

但是Win7以上已經沒有內建了,需要購買才能使用Outlook。

 

先教大家怎麼在Outlook內建立自己的帳號:

首先,打開Outlook後點選左上方的"檔案",選擇"資訊",

旁邊會有個帳戶設定,點一下後會跑出另一個視窗,滑鼠移到選項點進去。

outlook1.jpg

 

 

 

點進去後會跳出"帳戶設定"的視窗,接著在"電子郵件"標籤下點"新增",

會跳出另一個"新增帳戶"視窗,選擇第一個"電子郵件帳戶"後按下一步。

mail1.jpg

 

 

 

之後選擇"手動設定伺服器或其他伺服器類型",一樣點選下一步。

這邊不建議用第一個"電子郵件帳戶"直接設定,

因為像Gmail或hinet等等信箱會沒辦法收發信,要再去做其他設定。

mail2.jpg

 

 

 

接下來的視窗選第一個"網際網路電子郵件",之後點下一步。

mail3.jpg

 

 

 

接下來到"網際網路郵件設定"內的選項,圖片中個別選項分別標號碼做解釋。

mail4.jpg

 

 

(以下編號設定皆以POP3協定做設定)

1.您的名稱:這個是發信時候別人看見的名稱,英文中文都行。

2.電子郵件地址:要打完整的電子信箱哦(例如:XXX@XXX.XXX)。

3.帳戶類型:有POP3跟IMAP兩種,通常選擇POP3即可。

 

有些人可能想要知道這兩個的差別,這邊稍微解釋一下。

IMAP(Internet Message Access Protocol)定義:

這是一種屬於客戶對伺服(Client-Server)的協定,替客戶端使用者收取並儲存郵件。

用戶可在伺服器上建立資料夾或信箱、刪除郵件等等。

IMAP提供webmail與Outlook用戶之間的雙向通信,用戶操作都會回饋到伺服器上,

對郵件進行的操作,服務器上的郵件也會做相應的動作。

同時,IMAP像POP3一樣提供了方便的郵件下載服務,讓用戶能進行離線閱讀。

此協定提供的摘要流覽功能可以讓用戶在閱讀完

所有的郵件主題、寄件者、大小等資訊後才作出是否下載的決定。

                                                                             

POP(Post Office Protocol)定義:

POP為另一較不複雜的接收電子郵件之標準協定,亦是一種屬於客戶對伺服協定。

伺服器依此協定替客戶端的使用者收取並暫存郵件,

當使用者檢查在伺服器上的郵件信箱時下載郵件至本機端。

POP3協定允許電子郵件用戶端下載伺服器上的郵件,

但是在用戶端的操作(如刪除郵件,標記已讀等等),不會同步到服務器上。

例如用戶從伺服器端收取了郵箱中的3封郵件並刪除,

若有設定收信保留,則郵件伺服器上的這些郵件是不會被移動的 。

 

再來談一下這兩個協定的優缺點。

IMAP優點:在開啟Outlook時,只是下載信頭部分而已,

                   所以並不會佔用主機的硬碟空間。可以從數個不同的地點連線,

                   所讀取的信件仍為同一份置於伺服器上的信箱。

                   用IMAP不必一直收信,信箱會自動更新。

                   而且當網路速度受限時會比POP協定來得好,

                   因為前面有講過只下載信頭部分而已,郵件容量較小。

 

POP3缺點:開啟Outlook後,信件會全部下載到主機內,佔用電腦上的硬碟空間。

                   若Outlook選項內有設定保留信件備份,

                   信件會一直累積造成伺服器上的信箱爆滿。

                   因此需自行設定是否需要保留信件於伺服器上。

                   如果沒有信件保留而從不同的地點連線時,

                   無法使各地點所擁有的信箱均一致同步,

                   出現在A電腦上的信件,便不再出現於B電腦上。

                   有時候用戶選擇在伺服器上保留信件備分

                   會因為Outlook的錯誤而導致重複收信,要手動去刪除信件。

 

4.內送郵件伺服器:若用戶是gmail的信箱,這邊要打pop.gmail.com。

                              若用戶是hinet的信箱,這邊要打msX.hinet.net。

                              (X看用戶申請的網路帳號而定)

                              若用戶是outlook.com(微軟)的信箱,

                              這邊要打pop-mail.outlook.com。

5.外寄郵件伺服器:若用戶是gmail的信箱,這邊要打smtp.gmail.com。

                              若用戶是hinet的信箱,這邊要打msX.hinet.net。

                              (X看用戶申請的網路帳號而定)

                              若用戶是outlook.com(微軟)的信箱,

                              這邊要打smtp-mail.outlook.com。

6.使用者名稱:建議這個選項跟完整電子郵件打一樣(例如:XXX@XXX.XXX),

                       不然有可能會沒辦法通過驗證。

7.密碼:用戶電子信箱的密碼。(注意大小寫)

8.☑記住密碼:每一次開啟Outlook都不需要打入密碼才能收發信件。

9.☐需要使用安全密碼驗證(SPA)登入:一般都不需要打勾。

10.測試帳戶設定,☑按"下一步"按鈕測試帳戶設定:

     底下的打勾可以去掉,設定為帳戶後直接點選"測試帳戶設定"即可,

     若沒有通過則再檢查哪邊設定有問題。

     若打勾沒有去掉,"測試帳戶"檢查沒問題,之後點"下一步"還會再測試一次。

11.新增Outlook資料檔,現有Outlook資料檔:

     可以選擇要新建立新的資料檔或是選擇原有的資料檔。

12.其他設定:這個選項點進去後會有另一個小視窗跑出來,以下邊用教學圖邊解說。

 

一開始進去會在"一般"標籤頁,這邊設定都可以不用調。

mail5.jpg

 

再來點旁邊的"外寄伺服器",一般hinet用戶不需要做勾選,

但如果是gmail或是outlook.com用戶則需要將第一個

"☑我的外寄伺服器(SMTP)需要驗證"打勾。

mail6.jpg

 

再來"連線"這個頁面也不需要特別設定,維持原樣就好。

mail7.jpg

 

"進階"這邊伺服器連接埠號碼根據用戶使用的電子信箱做設定,

Gmail:內送伺服器:995,☑此伺服器需要加密連線(SSL)

             外寄伺服器:465,使用下列加密連線類型:SSL

       (或)外寄伺服器:587,使用下列加密連線類型:TLS

 

Hinet:內送伺服器:110,☐此伺服器需要加密連線(SSL)

            外寄伺服器:25,使用下列加密連線類型:無

 

Outlook.com:內送伺服器:995,☑此伺服器需要加密連線(SSL)

                        外寄伺服器:587,使用下列加密連線類型:TLS

mail8.jpg

"伺服器逾時"建議設定在1分鐘以上。

"☑在伺服器保留一份郵件複本":

  這個選項在上面介紹POP3和IMAP的時候有稍微提到,

  如果有勾到話伺服器上面會保留一份信件。

  使用POP3收信,伺服器會根據你保留的天數去保留信件,

  這種方式也以讓用戶在A電腦收信後B電腦也可以收同樣的信件。

 

以上設定沒問題後按"確定"回到前一個新增帳戶的畫面,測試帳戶沒問題就OK囉!!

 

 

 

 

 

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