葳穎資訊

上一篇介紹怎麼使用Outlook建立新帳號，

這篇來教各位怎麼整理Outlook的資料檔。

甚麼是資料檔?早期在XP系統下Outlook Express的資料檔副檔名是".dbx"，

用戶建立的資料夾名稱都會成為一個"XXX.dbx"(例如：收件匣.dbx，寄件匣.dbx)

而現在的Outlook附檔名是".pst"，所有建立的資料夾都會統一放在"XXX.pst"底下。

如上圖，這是一個"Outlook"的資料檔，

假設用戶在收件匣內建1000個資料夾也是都存在這裡面。

以前單一個".dbx檔案"容量不得大於2GB，否則會收發信會有問題，

而現在Outlook2003&2007預設".pst檔案"容量大小限制為20GB。

如果接近或是大於，資料檔會無法開啟，裡面的郵件可能會受損無法讀取甚至救出。

Outlook2010&2013預設".pst檔案"因為格式改為Unicode，

所以容量大小限制為50GB。

不管原本預設容量多大，平常本來就應該養成良好的整理習慣。

".pst檔案"有兩種整理的方式，一種是使用"封存"(本篇暫不介紹)，

另一種則是本篇要教的小技巧：建立多個".pst檔案"來分類。

開啟Outlook軟體，選取最左上角"檔案"，接著照步驟選擇"帳戶設定"。

在電子郵件旁邊有個"資料檔"的標籤，

點下面的"新增"，會跳出另一個建立郵件的小視窗，

用戶可以在左邊選擇要將".pst檔案"放在哪個位置，

底下的檔案名稱根據自己要建立的分類命名。

按下確定後會有一個資料檔出現在底下的欄位內。

重複上面幾個步驟就可以自己建立自己想要分類的項目，

可以照年份分，廠商，類型等等分類，照自己的需求整理。

想要去找Outlook軟體內建立的資料檔，

可以點"開啟檔案位置"，就會看到剛剛所建立的資料檔。

建立完想要分類的資料檔後，可以發現在Outlook左邊會有信件分類，

這個就看起來就比較像Outlook Express的樣式，個別的資料夾代表個別的資料檔。

這是一般使用者在Outlook預設的資料檔下建立資料夾的樣子，

Outlook資料檔

   -收件匣

   -草稿

   -寄件備份

   -人力銀行

      -104

      -1111

一個資料檔下有很多的資料夾，雖然這樣看起來比較簡潔方便，

可是萬一資料檔損毀裡面的信件有可能會救不出來。

若依照本篇整理的方式設定，會變成這樣：

-Outlook資料檔

   -收件匣

   -草稿

   -寄件備份

-人力銀行

   -104

   -1111

可以用不同的資料檔代表不同的分類，這樣看起來也是別有一番美感吧。

這種方式不只可以用來整理信件且不用怕郵箱爆掉，

也可以隨時得去備份想要的資料檔分類。

各位用戶有興趣可以嘗試這種整理方式哦!!